教育RPAとは？学校・教育委員会の導入事例とメリットを解説

「教育RPAを導入したいが、事務作業の負担軽減にどこまで効果があるのか、費用やセキュリティ面も含めて具体的に知りたい」

こうした疑問に答えます。

教育RPAとは、学校や教育委員会、大学の定型的な事務作業をソフトウェアロボットで自動化する取り組みです。成績処理や旅費申請の入力といった繰り返し業務を自動化し、教職員の負担を軽減します。

教育RPAを導入すれば、事務作業に費やしていた時間を教員のサポートや教育の質向上に振り向けられます。具体的な仕組みや事例、導入手順を押さえ、自校に合った活用方法を見つけるために、最後まで読み進めてください。

教育RPAとは何か

教育RPAとは、学校や教育委員会、大学の事務作業をソフトウェアロボットで自動化する取り組みです。RPAはRobotic Process Automationの略称で、パソコン上の定型作業を人に代わって実行します。教育現場では成績処理や出欠管理、旅費申請など、繰り返し発生する事務作業の自動化に活用が広がっています。

RPAの基本的な仕組み

RPAは、人がパソコン上で行うクリックや入力、データの転記といった操作を、あらかじめ設定した手順どおりに再現するソフトウェアです。画面操作を記録するだけで自動化の手順を作成できるツールが多く、プログラミングの知識がなくても運用を始められます。

複数のシステムをまたいだ作業も、ユーザーインターフェースを介して自動で操作できる点が特徴です。教育現場のように、教務システムと校務システムなど複数のシステムを併用している場合でも、システム間のデータ連携を人手を介さずに完結できます。

教育現場でRPAが注目される背景

教育RPAが注目される背景には、教職員の長時間労働の是正と、文部科学省が推進する学校DXの両方があります。教員の働き方改革が制度面で進められる一方、事務職員の定型業務は依然として人手に頼る割合が高く、業務の自動化による負担軽減が求められています。

こうした状況を受け、学校や教育委員会でRPAを導入し、事務作業の自動化に取り組む動きが広がっています。

RPAとAIの違い

RPAとAIは、どちらも業務自動化に関わる技術ですが、得意な領域が異なります。RPAはあらかじめ決められた手順を正確に繰り返す定型作業を得意とし、AIは大量のデータから判断や予測を行う点に強みがあります。

生成AIはユーザーの指示に応じて文章や画像を作り出す技術で、ChatGPTなどが代表例です。教育現場では、RPAで定型業務の土台を自動化し、生成AIで教材作成や問い合わせ対応の下書きを担うといった組み合わせ方も広がりつつあります。

教育現場でRPAを導入するメリット

教育現場でRPAを導入すると、事務作業の時間削減だけでなく、業務品質の向上や教員の負担軽減、費用対効果の高さといった複数のメリットが得られます。ここでは代表的な4つのメリットを紹介します。

教職員の事務作業時間を削減できる

RPAを導入すると、成績処理や旅費申請の入力など、繰り返し発生する定型業務にかかる時間を大幅に削減できます。茨城県では県立学校教職員の出張旅費の入力業務にRPAを導入し、年間16,354時間の削減を見込んでいます。

1校あたりでは約180時間の削減効果があったという報告もあり、複数校で同様の業務を自動化すれば、教育委員会全体で大きな時間削減につながります。大学における具体的な削減事例は、後述の活用事例で紹介します。

入力ミスを防ぎ業務品質が向上する

手作業によるデータ入力は、確認漏れや転記ミスが発生しやすい作業です。RPAはあらかじめ設定した手順を正確に繰り返すため、人の注意力の低下に左右されず、一貫した精度でデータ処理を行えます。

複数のシステムに分散したデータも、RPAが自動で収集して所定のフォーマットへ転記できるので、教職員が二重入力する手間を減らせます。結果として、成績や出欠といった重要データの正確性が高まります。

教員が本来の業務に注力できる

事務作業に費やす時間が減れば、その分を授業準備や生徒指導に充てられます。教育RPAの導入は、教員が本来の教育活動に集中できる環境づくりにも役立ちます。

RPAが定型業務を代替することで、教職員は複雑な判断や対人対応が必要な業務に力を注げるようになり、学校全体の業務バランスが整いやすくなります。

費用対効果が高い

RPAは、比較的少ない初期投資で導入でき、削減できる業務時間に対して費用対効果が高い傾向があります。特にクラウド型のRPAは、月額数万円から利用できるサービスもあり、大がかりなシステム改修を行わずに導入できます。

自校の業務量や体制に合わせて導入形態を選べば、無理のない範囲で費用対効果を高めながら教育RPAを進められます。

教育RPAの活用事例

教育RPAは学校、教育委員会、大学のそれぞれで異なる業務に活用されています。ここでは導入主体ごとの代表的な事例を紹介します。

学校での活用事例

中学・高校では、入学や進級のたびに発生する生徒情報の登録や更新、成績処理、通知表の作成といった業務にRPAが活用されています。欠席連絡の集計や出欠管理のように、日々発生する定型業務の自動化も進んでいます。

複数のLMSやシステムに分散したデータを自動で収集し、所定のフォーマットへ転記できる点が、学校現場でRPAが選ばれる理由のひとつです。教職員が同じ情報を複数のシステムへ入力し直す二重入力の手間を防げます。

教育委員会での活用事例

茨城県教育委員会では、県立学校教職員の出張旅費の入力業務など2つの業務にRPAを導入し、年間16,354時間の削減を見込んでいます。導入にあたっては、労働時間の削減、ヒューマンエラーの防止、業務負担の平準化という3つの観点から対象業務を選定しました。

システム化するほどではないものの、人手で行うには負担が大きい「人手以上、システム以下」の業務を見つけ出したことが、教育委員会でのRPA活用を軌道に乗せたポイントです。

大学での活用事例

早稲田大学では、100カ所を超える事務所に分散していた伝票処理を集中化し、RPAで自動化しました。年間約22万5000件ある支払伝票の処理業務のうち、約3割を削減できる見込みで、職員は企画業務やデータ分析といった新たな業務に時間を割けるようになっています。

帝京大学では、複数キャンパスから集まるExcelファイルのデータ入力業務にWinActorを導入し、会計業務にかかる時間を700時間削減しました。今後は業務全体で約2割の削減を見込んでおり、会計課の他業務にもRPAの活用を広げています。

教育RPAを導入する手順とツールの選び方

教育RPAは、思いつきで導入すると現場に定着しないまま終わってしまいます。ここでは基本的な4つの手順と、ツール選定のポイントを解説します。

①：現状の業務を洗い出す

まず、事務職員や教職員がどの業務にどれくらいの時間を使っているかを洗い出します。管理職の目線だけでは見えにくい負担もあるため、現場に直接「面倒だと感じている作業は何か」を聞き取ることが欠かせません。

洗い出した業務の中から、決められた手順で繰り返す定型作業を優先的に自動化の候補とすると、効果を実感しやすくなります。

②：対象業務を選定する

洗い出した業務のうち、労働時間の削減効果が大きく、ヒューマンエラーが起きやすい業務を優先して選定します。茨城県教育委員会は、労働時間の削減、ヒューマンエラーの防止、業務負担の平準化という3つの観点で対象業務を選びました。

システム化するほどの規模ではないものの、人手で行うには負担が大きい業務を見つけることが、対象業務選定のカギになります。

③：RPAツールを比較して選ぶ

RPAツールを選ぶ際は、価格や機能だけでなく、既存システムとの相性や日本語サポートの充実度を確認します。デスクトップ型はスモールスタートに向き、サーバー型は複数の業務を横断して管理でき、大規模な運用に適しています。

生徒や保護者の個人情報を扱うため、アクセス権限を細かく設定できるかなど、セキュリティ面の確認も比較の際に欠かせません。トライアル期間で実際に操作し、教職員にとって扱いやすいかどうかも確かめておきます。

④：運用体制を整えて定着させる

ツールを導入しても、運用ルールが曖昧なままでは現場に根づきません。誰がロボットの設定を担当し、誰が動作を確認するのかをあらかじめ決めておきます。

小さな業務から始めて成果を確認し、段階的に対象範囲を広げていく進め方であれば、教職員も無理なく教育RPAの活用に慣れていけます。

まとめ：教育RPAは学校事務の負担を軽減し教員の時間を生み出す

本記事では、教育RPAの仕組みとAIとの違い、学校・教育委員会・大学で得られるメリット、活用事例、導入の手順とツールの選び方までを解説しました。

本記事のポイントをおさらいします。

教育RPAを取り入れることで、事務職員や教員は定型業務にかかる時間を減らし、生徒指導や教材研究に充てる時間を確保できるようになります。費用対効果を確認しながら、自校の業務に合った形で導入を進めれば、無理のない範囲で負担軽減を実感できます。

教育RPAの導入や自校に合ったツール選びについて相談したい方は、お気軽にお問い合わせや資料請求をご利用ください。

教育RPAに関するよくある質問