シフト管理アプリとは？選び方と無料の違いをわかりやすく解説

「シフト管理をアプリで効率化したいけれど、無料で使えるものはどれか、複数人のシフト作成や勤怠管理まで対応できるのか、現場に本当に定着するのか判断できず迷っている」

こうした疑問に答えます。

シフト管理アプリを使えば、シフト作成の工数を減らしながら、労働時間の管理や情報共有までまとめて効率化できます。

無料アプリと有料アプリの違いや業種ごとの選び方を押さえれば、自社に合った一つが見つかります。最後まで読み進め、シフト管理の負担軽減に役立ててください。

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリとは、従業員の勤務予定を作成し、共有や集計まで一括で行えるアプリです。紙やエクセルで行っていたシフト表の作成をスマホやパソコンで完結でき、勤怠管理アプリと同様にシフト希望の収集から人員配置の調整までを効率化します。

シフト管理アプリでできること

シフト管理アプリでできることは、シフト作成にまつわる一連の作業です。従業員からのシフト希望をアプリ上で集め、その情報をもとにシフト表を組み、確定後は全員へ自動で共有できます。

主な機能は次のとおりです。

• シフト希望の収集と提出
• シフト表の作成と自動作成
• 確定シフトの共有と変更通知
• 勤怠打刻や労働時間の集計
• 給与計算や人件費の把握

これらの機能により、シフト作成の担当者と従業員の双方の手間を減らせます。こうした業務改善は、人事DXとは何かを理解し推進していく第一歩です。製品によって搭載する機能の範囲が異なるため、自社に必要な機能を見極めることが大切です。

個人向けと管理者向けの違い

シフト管理アプリは、個人向けと管理者向けの2種類に大きく分かれます。用途が異なるため、導入前に自分の目的がどちらに当てはまるかを確認してください。

個人向けは自分のシフトをカレンダーに記録し、掛け持ち先を含めた給料を試算する使い方が中心です。管理者向けは複数人の勤務を組み立て、勤怠や給与計算まで連携させる用途に向いています。

アプリとシステムの違い

シフト管理アプリとシフト管理システムは、対応できる規模と機能の幅で違いがあります。アプリはスマホ中心の手軽な操作が特徴で、小規模な店舗や個人利用に適しています。

システムは勤怠管理や給与計算との連携、複数拠点の一括管理など業務全体を支える点が強みです。従業員数が多い企業や、労務管理まで一体で行いたい場合はシステム型を選ぶ判断が現実的になります。

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シフト管理アプリを導入するメリット

シフト管理アプリを導入するメリットは、作成工数の削減だけにとどまりません。人員配置の最適化や労働時間の管理、情報共有の効率化まで、勤務管理全体の質を高められます。

シフト作成の工数を減らせる

シフト管理アプリの導入で、シフト作成にかかる工数を大きく減らせます。希望の収集から表の作成、共有までをアプリ上で完結できるため、紙の回収や手作業での組み立てが不要になるからです。

自動作成機能を備えたアプリなら、必要人数や勤務条件を設定するだけでシフト案が生成されます。リクルートのAirシフトは、過去のシフト傾向を学習してシフト作成を支援する機能を提供しており、作成時間の短縮につながります。手作業では数時間かかっていた作業を、大幅に圧縮できる点が魅力です。

人員配置の過不足を防げる

シフト管理アプリは、人員配置の過不足を防ぐうえでも役立ちます。時間帯ごとに必要な人数を設定しておけば、人手が足りない時間や過剰な時間をひと目で把握できるからです。

らくしふのように、時間帯別の必要人員と人件費を設定できるアプリもあります。必要な人数に対して過不足のないシフトを組めるため、人件費の無駄を抑えながらサービス品質を保てます。

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労働時間を適正に管理できる

シフト管理アプリを使えば、従業員の労働時間を適正に管理しやすくなります。シフトと勤怠を連携させることで、勤務実績を正確に記録し、長時間労働の兆候を早期に察知できるためです。

労働時間の把握は、企業に求められる基本的な責務でもあります。厚生労働省のガイドラインでは、使用者は労働時間を適正に把握するため、始業と終業の時刻を客観的に記録することが求められています。シフト管理アプリの勤怠機能は、こうした記録の仕組みづくりを後押しします。勤務間インターバル制度に配慮した勤務間隔の確保にも活用できます。

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ペーパーレスで情報を共有できる

シフト管理アプリは、ペーパーレスでの情報共有を実現します。確定したシフトはアプリ上で全員に共有され、変更があれば通知が届くため、紙の掲示や個別連絡の手間がなくなります。

従業員は自分のスマホでいつでも最新のシフトを確認できます。急な変更や欠員の連絡もアプリ内でやり取りでき、伝達漏れによるトラブルを減らせる点も見逃せません。

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シフト管理アプリの選び方

シフト管理アプリの選び方では、自社の抱える人事課題の状況に合うかどうかを複数の観点から見極めます。機能の豊富さだけで選ぶと、現場で使いこなせず定着しない失敗につながります。

勤務形態や業種に合うか確認する

最初に確認したいのは、自社の勤務形態や業種にアプリが合っているかどうかです。早番と遅番が入り混じる飲食店と、夜勤のある介護施設では、求められる機能が大きく異なるからです。

固定シフト中心の職場なら基本的なシフト作成機能で十分ですが、複雑な勤務パターンを扱う場合は自動作成や条件設定の柔軟さが欠かせません。自社の勤務実態を洗い出したうえで、それに対応できるアプリを候補に絞り込みます。

必要な機能が揃っているか見極める

次に、必要な機能が揃っているかを見極めます。人事システム比較を行う際と同様に、シフト作成だけでよいのか、勤怠管理や給与計算まで連携させたいのかによって、選ぶべきアプリが変わるためです。

確認しておきたい主な機能は次のとおりです。

• シフトの自動作成機能
• シフト希望の提出と収集機能
• 勤怠打刻や労働時間の集計機能
• 給与計算や人件費の把握機能
• チャットや通知による連絡機能

機能が多いほど便利に見えますが、使わない機能はコストと操作の複雑さにつながります。自社に本当に必要な機能だけを基準に選ぶことが大切です。

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外部サービスと連携できるか確認する

外部サービスとの連携可否も、選び方の重要なポイントです。勤怠管理システム比較等を経て導入された既存システムや給与ソフトと連携できれば、データの二重入力を避けられます。

たとえばシフトのデータをそのまま勤怠や給与計算に引き継げれば、月末の集計作業が大幅に楽になります。導入後の運用を見据えて、既存の仕組みとつながるかを事前に確認してください。

操作性とスマホ対応を重視する

最後に重視したいのが、操作性とスマホ対応です。シフト管理アプリは店長だけでなく、現場の従業員全員が使うため、直感的に操作できることが定着の条件になります。

多くの従業員はスマホでシフトを確認し、希望を提出します。画面が見やすく、少ない手順で操作できるアプリを選べば、年齢やITの習熟度を問わず現場に浸透しやすくなります。無料トライアルで実際の操作感を試してから決めると安心です。

無料で使えるシフト管理アプリの特徴

無料で使えるシフト管理アプリには、大きく分けて2つのタイプがあります。それぞれ使える範囲や向いている場面が異なるため、特徴を理解したうえで選ぶことが大切です。

完全無料アプリと無料プランの違い

無料のシフト管理アプリは、完全無料アプリと有料アプリの無料プランに分かれます。両者は無料で使える範囲が根本的に異なります。

リクルートが提供するシフトボードは、個人向けの完全無料アプリとして広く使われています。一方、oplusのように一定人数まで無料で使えるプランを用意し、機能拡張は有料オプションとする製品もあります。

無料で使える範囲の目安

無料で使える範囲は、アプリごとに条件が設けられています。登録できる従業員数や利用できる機能に上限があるケースが一般的です。

個人向けの完全無料アプリは、自分のシフト記録や給料計算までを無料で使えます。事業者向けの無料プランは、登録スタッフ数や店舗数、自動作成や勤怠連携などの機能に制限が設けられていることが多く、範囲を事前に確認する必要があります。

無料アプリで生じやすい課題

無料アプリは手軽に始められる一方で、長く使ううちに課題が表面化しやすい点に注意が必要です。人数の増加や業務の複雑化に、無料の範囲では対応しきれなくなるためです。

具体的には、登録人数の上限に達する、勤怠や給与ソフトと連携できない、サポートを受けられないといった壁に直面しがちです。将来的な事業の拡大を見込む場合は、有料プランへの移行を前提に選ぶと、乗り換えの手間を抑えられます。

業種別に見るシフト管理アプリの選び方

シフト管理アプリに求められる機能は、業種によって異なります。自社の業種特有の事情に合ったアプリを選ぶことで、導入効果を最大限に引き出せます。

飲食店や小売業の場合

飲食店や小売業では、時間帯による繁閑の差に対応できるアプリが向いています。ランチやディナー、セール時など、必要な人数が時間帯で大きく変わるためです。

時間帯別に必要人員と人件費を設定できる機能があれば、忙しい時間に人を厚く配置しながら、暇な時間の人件費を抑えられます。アルバイトのシフト希望をLINEなどで手軽に集められる機能も、若い従業員が多い職場では効果を発揮します。長時間労働を防ぐため、勤務間インターバルに配慮した勤務間隔の確保にも目を向けたいところです。

医療や介護の場合

医療や介護の現場では、資格や夜勤に対応できるアプリが求められます。有資格者を各シフトに必ず配置する必要があり、夜勤を含む複雑な勤務パターンを組む必要があるからです。

介護向けには、夜勤や早番遅番の組み合わせを前提とした専用アプリも登場しています。資格保有者の配置漏れを防ぐ条件設定や、夜勤明けの休息を確保する仕組みを備えたアプリを選ぶと、安全な人員体制を保てます。

複数拠点を持つ企業の場合

複数の店舗や事業所を持つ企業では、拠点をまたいで管理できるアプリが適しています。拠点ごとにシフトがばらばらに管理されていると、全体の人員状況を把握しにくいためです。

複数拠点対応のアプリなら、各拠点のシフトを一元的に確認し、店舗間の応援や人員の融通を判断しやすくなります。本部が全体を俯瞰しながら、各拠点の状況に応じた調整を行える体制を整えられます。

シフト管理アプリを導入する手順

シフト管理アプリは、導入の進め方によって定着度が変わります。目的の整理から現場への浸透まで、順を追って進めることが成功の鍵です。

①：導入目的と課題を整理する

はじめに、導入の目的と現状の課題を整理します。シフト作成の時間を減らしたいのか、人件費を管理したいのかによって、選ぶアプリが変わるからです。

現在のシフト管理でどこに手間や不満があるかを書き出してみてください。課題が明確になれば、それを解決できる機能を持つアプリを見極めやすくなります。

②：無料トライアルで使い勝手を試す

次に、無料トライアルを使って実際の使い勝手を試します。多くのアプリが無料期間を設けており、導入前に操作感を確かめられるためです。

店長だけでなく、実際にシフトを提出する従業員にも試してもらうと判断が正確になります。現場が無理なく使えるかを見極めたうえで、本格導入を決めましょう。

③：シフト希望の提出ルールを決める

導入を決めたら、シフト希望の提出ルールを決めます。締め切りや提出方法をあいまいにすると、アプリを入れても運用が回らなくなるためです。

いつまでに、どの単位で希望を出すのかを明確にし、全員に周知します。ルールをアプリの機能と組み合わせることで、希望の集約から確定までがスムーズに進みます。

④：現場に定着させる

最後に、現場への定着を図ります。導入直後は使い方に戸惑う従業員もいるため、フォロー体制を整えることが欠かせません。

操作に不慣れな従業員には、簡単な手順書を用意したり、質問に答える担当者を決めたりすると安心です。入力の手間を減らす工夫を重ねることで、シフト管理アプリが日常の業務に根づいていきます。

まとめ：シフト管理アプリで勤務管理を効率化する

シフト管理アプリは、シフト作成の工数削減から人員配置の最適化、労働時間の管理までを一つでまかなえるツールです。本記事では、アプリの機能と種類、導入メリット、選び方、無料アプリの特徴、業種別の選び方、導入手順を解説しました。

本記事のポイントをおさらいします。

自社の勤務形態と課題を整理し、無料トライアルで使い勝手を確かめれば、現場に定着するシフト管理アプリを選べます。シフト管理の負担を減らし、限られた人材を活かした店舗運営や労務管理につなげてください。

シフト管理をはじめとする勤務管理の効率化について、さらに詳しく知りたい方は、お問い合わせや資料請求からお気軽にご相談ください。

シフト管理アプリに関するよくある質問