勤怠管理システムの比較ポイントは？選び方と種類を徹底解説
この記事のポイント
勤怠管理システムの比較は、自社の勤務形態への対応・打刻方法・給与連携・法改正対応とサポート・費用対効果の5つを軸に進める。提供形態はクラウド型とオンプレミス型に分かれ、中小企業はクラウド型が主流。無料トライアルで運用を試してから導入する。
「勤怠管理システムを比較して導入したいものの、製品が多く、どの観点で比べればよいのかわからない」。そんな悩みを持つ人事や労務の担当者は多いものです。
こうした疑問に答えます。
本記事の内容
- 勤怠管理システムの種類と費用相場
- 比較すべき5つのポイント
- 選び方と導入の手順
勤怠管理システムの比較は、自社の勤務形態や既存システムとの連携を軸に進めるのが失敗しないコツです。
本記事を読めば、勤怠管理システムを比較する視点と自社に合った選び方がわかります。導入で後悔しないために、ぜひ最後までご覧ください。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、勤怠管理アプリなどを通じて従業員の出退勤や勤務状況をデジタルで記録し、集計をはじめとした労務管理の効率化を進める仕組みです。比較を始める前に、できることや機能、費用の目安を押さえておきます。
勤怠管理システムでできること
勤怠管理システムは、打刻から労働時間の集計までを自動で行います。紙のタイムカードやエクセルによる手作業をなくし、正確に勤怠を管理できます。
集めたデータは給与計算にも活用でき、人事DXとは何かを体現する基盤にもなります。労働時間をリアルタイムで把握できるため、長時間労働の防止にも役立ちます。
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには、日々の勤怠を支える機能がそろっています。基本となるのは、打刻と勤務時間の記録管理です。
主な機能として、以下が挙げられます。
- さまざまな方法に対応した打刻機能
- 労働時間や残業の自動集計
- 休暇や残業の申請と承認のワークフロー
- 残業の上限を知らせるアラートや帳票の出力
勤怠管理システムの費用相場
クラウド型の勤怠管理システムは、従業員数に応じた月額課金が基本です。相場は一人あたり月額200円から500円ほどが一般的です。
初期費用は0円のものもありますが、5万円から20万円ほどかかる場合もあります。自社サーバーに構築するタイプは、初期費用が30万円以上になることもあります。
勤怠管理システムの種類と提供形態
勤怠管理システムは、提供形態によってコストや運用の負担が変わります。大きくクラウド型とオンプレミス型に分かれ、それぞれ特徴が異なります。
クラウド型の特徴
クラウド型は、インターネット環境があれば利用できるタイプです。自社でサーバーを用意する必要がなく、低コストで短期間に導入できます。
法改正があってもベンダー側が自動で更新するため、保守の手間がかかりません。場所を問わず打刻できることから、中小企業を中心に広く選ばれています。
オンプレミス型の特徴
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するタイプです。初期費用は高くなりますが、カスタマイズの自由度が高い点が特徴です。
インターネットに接続せずに使えるため、セキュリティ要件の厳しい企業に向いています。従業員数で料金が変わらないため、大企業では一人あたりのコストを抑えられる場合もあります。
対応範囲によるタイプの違い
勤怠管理システムは、対応する範囲でも分類できます。勤怠に特化したタイプもあれば、人事労務全般をカバーするタイプもあります。
| タイプ | 特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| 特化型 | 勤怠管理に機能を絞る | 勤怠業務だけを効率化したい企業 |
| 人事労務カバー型 | 給与や労務まで対応 | 業務全体を一元管理したい企業 |
| バックオフィス拡張型 | 会計など他業務とも連携 | 幅広い業務を統合したい企業 |
自社がどこまでの業務を効率化したいかで、適したタイプが変わります。比較の際は、この対応範囲も確認しておきます。
勤怠管理システムを比較する5つのポイント
勤怠管理システムを比較するときは、見るべき観点を定めておくことが大切です。ここでは特に重要な5つのポイントを紹介します。
自社の勤務形態に対応できるか
最初に確認したいのは、自社の勤務形態に対応しているかです。フレックス制や変形労働時間制、シフト管理アプリなどを活用したシフト制などに対応できるかを見ます。
正社員やパートなど、雇用形態ごとに集計ルールを設定できるかも重要です。自社の働き方に合わないと、かえって管理が煩雑になります。
打刻方法が自社に合っているか
打刻方法は、システムによって異なります。パソコンやスマホ、タブレットのほか、ICカードや生体認証に対応するものもあります。
現場の使い方に合った方法を選べるかを確認します。生体認証はなりすましを防げるため、不正打刻の対策としても有効です。
給与計算システムと連携できるか
勤怠管理の目的は、正しく給与を支払うことにあります。使っている給与計算ソフトと、CSVやAPIでデータ連携できるかを確認します。
連携できれば、勤怠データを給与計算に自動で反映できます。手作業での転記がなくなり、計算ミスも防げます。
法改正への対応とサポート体制は十分か
労務の分野は法改正が多いため、対応の速さが欠かせません。クラウド型なら自動で更新されるものが多く、担当者の負担を抑えられます。
導入時やトラブル時のサポート体制も比較します。手厚い支援があると、運用が定着するまで安心して使えます。
費用対効果が見合っているか
費用は、初期費用とランニングコストの両面で確認します。安さだけで選ぶと、必要な機能が不足することもあります。
削減できる作業時間と費用のバランスを見極めます。将来の組織拡大も見据え、長く使えるシステムを選ぶことが大切です。
勤怠管理システム導入のメリット
勤怠管理システムを導入すると、勤怠業務の負担が大きく変わります。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。
集計や締め作業を効率化できる
勤怠管理システムは、打刻から集計までを自動化します。紙の回収やエクセルへの転記にかけていた時間をなくせます。
締め日前に集中していた作業も軽くなります。経理や労務の担当者の残業を減らし、負担を大きく削減できます。
法改正に確実に対応できる
クラウド型のシステムは、法改正に合わせて自動で更新されます。就業規則や計算式を自社で見直す手間がなくなります。
労働時間の上限規制などにも正確に対応できます。知らないうちに法令へ違反するリスクを避けられる点も大きな利点です。
多様な働き方に対応できる
テレワークや直行直帰、フレックス制など、柔軟な働き方に対応できます。スマホやパソコンから打刻や申請ができ、場所を選びません。
多様な勤務形態を導入しても、管理が複雑になりません。従業員が働きやすい環境づくりを後押しします。
勤怠管理システムの選び方と導入手順
勤怠管理システムは、比較して選んだあとの導入の進め方も大切です。ここでは選び方から定着までの流れを紹介します。
課題と目的を整理して比較する
いきなり製品を比較するのではなく、まず自社の現状を把握します。今の勤怠管理の課題や業務フローを整理することが、人事課題の解決に向けた出発点です。
そのうえで、必要な機能を洗い出して比較します。目的が明確になると、費用や機能を見極める基準が定まります。
無料トライアルで自社の運用を試す
候補を絞ったら、無料トライアルで実際に試します。自社の勤務ルールを設定し、打刻や承認の操作を確かめます。
現場が迷わず使えるか、管理者が柔軟に設定できるかを確認します。導入前に運用を再現しておくと、ミスマッチを防げます。
段階的に導入し社内へ定着させる
導入は一度に全社へ広げず、段階的に進めるのが安全です。一部の部署から始め、課題を洗い出して改善します。
マニュアルの配布や説明会で、従業員への周知も行います。現場に無理なく定着させることで、システムの効果を引き出せます。
まとめ：勤怠管理システムの比較は自社の勤務形態と連携を軸に進める
勤怠管理システムの比較は、自社の勤務形態や既存システムとの連携を軸に進めることが失敗を防ぐコツです。種類や費用、比較のポイントを理解したうえで選ぶことが大切になります。
本記事のポイントをおさらいします。
本記事のポイント
- クラウド型とオンプレミス型で特徴が異なる
- 勤務形態や打刻方法など5つの視点で比較
- トライアルで運用を試してから導入する
勤怠管理システムを比較する視点と選び方を理解できたことで、自社に合った製品を見極める土台が整います。集計や締め作業の負担を減らし、正確な勤怠管理を実現できます。
自社に合った勤怠管理システムの比較や選び方をより詳しく知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。具体的な資料もご用意しています。
勤怠管理システムの比較に関するよくある質問
参考文献
執筆者
編集部
クロステック（産業×テクノロジー）の専門メディア「Tech With」の公式編集部です。多角的なリサーチと、各バーティカル（建設・農業・金融等）の現場キーマンへの丁寧な取材を通じ、DX推進や先端技術導入の全体像を分かりやすく体系化して皆さまにお届けします。
監修者
リサーチチーム
クロステック（産業×テクノロジー）の市場動向や先端事例、補助金情報などを多角的に調査・分析する専門チーム。AIを活用した網羅的リサーチと、現場取材に基づく一次データを組み合わせ、ビジネスの意思決定を支援する独自レポートや体系的なガイドラインの作成・監修を行っています。
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