勤怠管理アプリのおすすめは？選び方と機能・比較のコツを解説
この記事のポイント
勤怠管理アプリとは、スマホやタブレットで出退勤の打刻や労働時間の集計を行うサービス。GPSや顔認証による打刻に対応し、レコーダー型・多機能型・連携型の3種類がある。勤務体系との適合や既存システムとの連携を基準に選ぶ。
「紙のタイムカードでの勤怠管理に手間がかかり、スマホで使える勤怠管理アプリに切り替えたいが、どれを選べばよいかわからない」。そんな悩みを持つ担当者は多いものです。
こうした疑問に答えます。
本記事の内容
- 勤怠管理アプリの機能とメリット
- アプリの種類と無料・有料の違い
- 自社に合ったアプリの選び方
勤怠管理アプリとは、スマートフォンやタブレットで出退勤の打刻や集計を行えるサービスです。
本記事を読めば、勤怠管理アプリの全体像と自社に合った選び方がわかります。導入で失敗しないために、ぜひ最後までご覧ください。
勤怠管理アプリとは
勤怠管理アプリとは、出退勤の打刻や勤務時間の集計を、スマホやタブレットのアプリ上で行えるサービスです。勤怠管理システム比較で自社に合った製品を探す企業も増えています。打刻アプリや出退勤アプリとも呼ばれます。
スマートフォンで打刻できる仕組み
勤怠管理アプリは、端末にインストールしたアプリから出勤や退勤を記録します。ボタンをタップするだけで打刻でき、記録はクラウド上に保存されます。
打刻したデータは自動で集計され、労働時間や残業時間が算出されます。管理者はリアルタイムで従業員の勤務状況を確認できます。
タイムカードとの違い
紙のタイムカードとの大きな違いは、集計と保管の手間です。タイムカードは記録を手作業で集計する必要があり、書類の保管スペースも欠かせません。
勤怠管理アプリなら、集計は自動で行われ、データはクラウドに保管されます。本人の端末でしか打刻できないため、なりすましによる不正打刻も防げます。
勤怠管理アプリが求められる背景
勤怠管理アプリが広がる背景には、働き方の多様化があります。HRテックとは何か、人事DXとは何かを考えるうえでも重要なテーマです。テレワークや直行直帰など、出社を前提としない働き方が増えました。
働き方改革関連法により、労働時間を客観的に把握することも求められており、これは企業が抱える人事課題の解決にも直結します。場所を問わず正確に勤怠を記録できるアプリは、こうした変化に対応する手段として注目されています。
勤怠管理アプリの主な機能
勤怠管理アプリには、勤怠業務を支えるさまざまな機能があります。ここでは代表的な4つの機能を紹介します。
多様な方法に対応した打刻機能
勤怠管理アプリは、複数の打刻方法に対応しています。スマホのボタン操作に加え、GPSや顔認証、指紋認証、ICカードなどから選べます。
GPS打刻では、打刻と同時に位置情報が記録されます。顔認証などの方法は、本人以外による不正打刻を防ぐのに役立ちます。
労働時間や残業の自動集計
打刻したデータは、労働時間や残業時間として自動で集計されます。手作業での計算が不要になり、集計ミスを防げます。
法律で定められた残業の上限に近づくと、アラートで知らせる機能もあります。長時間労働の兆候を早めに把握し、適切な労務管理につなげられます。
休暇申請と承認のワークフロー
有給休暇や残業、直行直帰などの申請を、アプリ上で行えます。従業員はスマホから申請し、上司はその場で承認できます。
紙の申請書やメールでのやり取りが不要になります。申請の履歴も記録されるため、管理の手間を大きく減らせます。
給与計算システムとの連携
集計した勤怠データは、給与計算システムと連携できます。労働時間や残業代の計算に、勤怠データを自動で反映できます。
手作業での転記がなくなり、給与計算の負担が減ります。勤怠と給与のデータがつながることで、計算ミスも防げます。
勤怠管理アプリを導入するメリット
勤怠管理アプリを導入すると、勤怠業務の負担が大きく変わります。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。
打刻や集計の手間を削減できる
勤怠管理アプリは、打刻から集計までを自動化します。手作業でのタイムカード集計やエクセルへの入力が不要になります。
集計にかかっていた時間を大幅に減らせます。給与計算システムと連携すれば、勤怠管理にかかる工数を大きく削減できたという事例もあります。
リモートワークや直行直帰に対応できる
クラウド型の勤怠管理アプリは、打刻する場所を選びません。自宅や外出先からでも、スマホひとつで打刻できます。
営業職が業務を終えて社内へ戻る必要もなくなります。テレワークや直行直帰といった多様な働き方に、無理なく対応できます。
打刻の不正やミスを防げる
紙のタイムカードでは、本人になりすました打刻が起こりがちです。勤怠管理アプリは、本人の端末やGPS、顔認証などで打刻するため、不正を防ぎます。
打刻漏れをアラートで知らせる機能もあります。正確な勤怠記録を残せるため、労務トラブルの防止にもつながります。
勤怠管理アプリの種類
勤怠管理アプリは、対応する範囲によって大きく3つのタイプに分かれます。自社の目的に合わせて選ぶことが大切です。
打刻に特化したタイムレコーダー型
タイムレコーダー型は、事業所に置いた1台の端末を全従業員で共有して打刻するタイプです。使わなくなったタブレットにアプリを入れるだけで始められます。
新たに打刻機を買う必要がなく、コストを抑えられます。顔認証などの機能により、共有端末でも不正打刻を防げます。
勤怠業務全体を担う多機能型
多機能型は、従業員それぞれのスマホやパソコンから打刻できるタイプです。出社や在宅、外出など、場所を問わず打刻できます。
打刻だけでなく、休暇や直行直帰の申請、残業管理、あるいはシフト管理アプリと同様のシフト作成までアプリ内で完結します。勤怠業務全体を効率化したい企業に向いています。
他の人事業務と連動する連携型
連携型は、多機能型に加えて給与計算などの業務とも連動するタイプです。勤怠から給与までを一つのサービスでまとめて管理できます。
給与計算システムや労務管理システム、さらには年末調整の電子化システム等とも連携できるため、労務管理の効率化を進めつつバックオフィス全体を効率化できます。勤怠に関連する業務を幅広くデジタル化したい場合に適しています。
無料と有料の勤怠管理アプリの違い
勤怠管理アプリには、無料で使えるものと有料のものがあります。利用できる人数や機能に違いがあるため、特徴を理解して選びます。
無料アプリでできること
無料アプリは、打刻や勤務時間の集計といった基本的な機能を使えます。紙のタイムカードから乗り換えるだけでも、集計の手間を減らせます。
コストをかけずに導入できる点が魅力です。小規模な事業所や、まずは試してみたい企業に向いています。
有料アプリでできること
有料アプリは、無料版より幅広い機能を利用できます。シフト管理や労務アラート、給与計算や年末調整との連携などに対応します。
利用できる人数の上限もなく、サポートも充実しています。従業員が多い企業や、勤怠業務全体を効率化したい企業に適しています。
無料アプリを使うときの注意点
無料アプリは、利用できる人数に上限があるのが一般的です。多くは3名から5名までで、なかには30名まで無料のサービスもあります。
データの保存期間や使える機能にも制限があります。導入でどれだけ業務を効率化できるかを見極め、必要に応じて有料版への移行を検討します。
勤怠管理アプリの選び方
勤怠管理アプリは種類が多く、自社に合わないものを選ぶと効果が出ません。ここでは選ぶときに確認したい4つのポイントを紹介します。
自社の勤務体系に合っているか
まず確認したいのは、自社の勤務体系に対応しているかです。フレックス制や変形労働時間制、部署ごとに異なる勤務ルールに対応できるかを見ます。
複雑な就業規則がある企業には、幅広く対応する多機能型が向きます。自社の働き方に合わないと、かえって管理が煩雑になります。
打刻方法が使いやすいか
打刻方法が自社の使い方に合っているかも大切です。GPSや顔認証、ICカードなど、現場に適した方法を選べるかを確認します。
従業員が毎日使うため、操作の簡単さが欠かせません。打刻に手間がかかると、記録漏れやストレスの原因になります。
既存システムと連携できるか
給与計算や人事管理など、すでに使っているシステムとの連携も確認します。連携できれば、勤怠データを給与計算に自動で反映できます。
手作業での集計や転記がなくなり、業務全体が効率化します。ビジネスチャットと連携し、使い慣れたツールで打刻できるアプリもあります。
操作性とサポート体制を確認する
導入前に、無料トライアルで実際の操作感を試すと安心です。管理者と従業員の双方にとって使いやすいかを確かめます。
トラブル時に頼れるサポート体制が整っているかも重要です。導入から運用まで支援してくれるサービスを選ぶと、安心して使い続けられます。
まとめ：勤怠管理アプリはスマホ打刻で勤怠業務を効率化する
勤怠管理アプリとは、スマホやタブレットで打刻や集計を行い、勤怠業務を効率化するサービスです。働き方の多様化を背景に、紙のタイムカードに代わる手段として広がっています。
本記事のポイントをおさらいします。
本記事のポイント
- スマホ打刻で集計や不正防止を実現
- レコーダー型・多機能型・連携型の3種類
- 勤務体系と連携性を基準に選ぶ
勤怠管理アプリの機能と選び方を理解できたことで、自社に合ったアプリを見極める土台が整います。打刻や集計の負担を減らし、正確な勤怠管理を実現できます。
自社に合った勤怠管理アプリの選び方や比較をより詳しく知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。具体的な資料もご用意しています。
勤怠管理アプリに関するよくある質問
参考文献
執筆者
編集部
クロステック（産業×テクノロジー）の専門メディア「Tech With」の公式編集部です。多角的なリサーチと、各バーティカル（建設・農業・金融等）の現場キーマンへの丁寧な取材を通じ、DX推進や先端技術導入の全体像を分かりやすく体系化して皆さまにお届けします。
監修者
リサーチチーム
クロステック（産業×テクノロジー）の市場動向や先端事例、補助金情報などを多角的に調査・分析する専門チーム。AIを活用した網羅的リサーチと、現場取材に基づく一次データを組み合わせ、ビジネスの意思決定を支援する独自レポートや体系的なガイドラインの作成・監修を行っています。
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