労務管理システムとは？機能・種類と選び方をわかりやすく解説
この記事のポイント
労務管理システムとは、入退社手続きや社会保険の電子申請、年末調整、Web給与明細などの労務業務を一元管理し効率化する仕組み。ベーシック型・多機能型・特化型の3種類があり、対応業務の範囲や他システムとの連携性を基準に自社の課題へ合わせて選ぶ。
「労務管理システムを導入したいものの、種類や機能が多く、どれを選べばよいのかわからない」。そんな悩みを持つ人事や労務の担当者は多いものです。
こうした疑問に答えます。
本記事の内容
- 労務管理システムの機能と費用相場
- システムの種類と導入メリット
- 自社に合った選び方と注意点
労務管理システムとは、勤怠や給与、社会保険などの労務業務を一元管理し効率化する仕組みです。
本記事を読めば、労務管理システムの全体像と自社に合った選び方がわかります。導入で失敗しないための知識として、ぜひ最後までご覧ください。
労務管理システムとは
労務管理システムとは、入退社手続きや社会保険、給与に関わる労務業務をデジタルで一元管理する仕組みであり、HRテックとは何かを体現するものです。まずはできることや解決できる課題、費用の目安を押さえておきます。
労務管理システムでできること
労務管理システムは、紙やエクセルで行っていた労務業務をオンラインで完結させます。従業員情報を一元管理し、各種手続きをシステム上で進められます。
入退社の手続きや雇用契約書の電子化、社会保険の申請、年末調整などを一つの画面で扱えます。従業員が自分でスマートフォンから情報を入力できる仕組みもあり、担当者の作業を大きく減らせます。
労務管理システムが解決する課題
労務業務は手作業が多く、担当者への負担が集中しがちです。労務管理システムは、こうした課題を解決します。
紙の書類管理やエクセルへの手入力をなくし、情報を正確に保てます。属人化していた業務を標準化できるため、特定の担当者に頼らない運用が実現します。
労務管理システムの費用相場
労務管理システムの多くは、従業員数に応じた月額課金です。月額の相場は、一人あたり数百円から利用できるものが中心になります。
システム全体では、月額6,000円から7,000円ほどの製品が多く見られます。機能を絞った無料版や、連携やカスタマイズが充実した1万円以上の高機能な製品もあります。
労務管理システムの主な機能
労務管理システムには、労務業務を支える多彩な機能が備わっています。ここでは中心となる4つの機能を紹介します。
入退社手続きと従業員情報の管理
入社時には、必要書類の案内から従業員情報の登録、雇用契約の締結までをオンラインで行えます。従業員が自分で情報を入力するため、担当者の転記作業が不要です。
登録した情報は一元管理され、氏名や住所の変更も従業員自身が更新できます。マイナンバーも安全に管理でき、必要な手続きに反映されます。
社会保険や雇用保険の電子申請
社会保険や雇用保険の手続きは、システムから直接電子申請できます。e-Govやマイナポータルと連携し、行政への届け出をオンラインで完結します。
書類を印刷して窓口へ持参する手間がなくなります。入退社や扶養の変更に伴う手続きも、登録済みの情報をもとにスムーズに進められます。
年末調整のオンライン化
年末調整では、各種控除申告書をWebで配布し回収できます。従業員はスマートフォンやパソコンから、画面の案内に沿って入力するだけで申告が済みます。
集めた情報は自動で計算され、書類の配布や回収にかかる手間を省けます。ペーパーレス化と効率化を同時に実現できる機能です。
Web給与明細の発行
給与や賞与の明細は、Web上で発行し従業員へ配信できます。紙の印刷や封入、配布の作業が不要です。
給与計算システムのデータと連携すれば、明細を自動で作成できます。従業員はいつでも自分の明細をオンラインで確認できます。
労務管理システムの種類
労務管理システムは、対応する業務の範囲によって大きく3つのタイプに分かれます。自社がどこまで効率化したいかによって、適したタイプが変わります。
労務手続きに特化したベーシック型
ベーシック型は、入退社手続きや社会保険の申請など、労務手続きの効率化に絞ったタイプです。機能がわかりやすく、導入しやすい点が特徴です。
まずは労務の手続き業務だけをデジタル化したい企業に向いています。必要な機能に絞られているため、コストを抑えやすい傾向があります。
人事全般をカバーする多機能型
多機能型は、労務だけでなく勤怠管理やシフト管理アプリとの連携、人事評価、タレントマネジメントまで幅広く対応します。人事業務全体を一つのシステムで管理したい企業に適しています。
対応範囲が広いぶん、データを一元管理しやすくなります。労務から人材活用まで、まとめて効率化したい場合に力を発揮します。
特定の課題に対応する特化型
特化型は、年末調整やWeb給与明細など、特定の業務や課題に絞ったタイプです。すでに使っているシステムに、足りない機能を補う形で導入できます。
自社の抱える課題が明確な場合に適しています。必要な機能だけを追加できるため、無駄なく導入を進められます。
労務管理システム導入のメリット
労務管理システムを導入すると、業務のやり方が大きく変わります。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。
業務の効率化と作業時間の削減
給与計算や社会保険の手続きが自動化され、作業時間を大幅に減らせます。これまで数時間かけていた作業が、数分で終わる場面もあります。
締め日前の残業や休日出勤も抑えられます。空いた時間を、制度づくりや従業員対応といった付加価値の高い業務に振り向けられます。
入力ミスや転記ミスの防止
手作業の労務管理では、入力ミスや計算ミス、申請漏れが起こりがちです。労務管理システムは、データ入力の自動化やチェック機能でこうしたミスを防ぎます。
一度登録した情報は、各種手続きに自動で反映されます。同じ情報を何度も書き写す必要がなくなり、正確な処理につながります。
法令対応とコンプライアンス強化
労務の分野は法改正が多く、正確な対応が求められます。労務管理システムは、税制改正や社会保険の変更に対応し、知らないうちの違反を防ぎます。
工数管理ツールと組み合わせた労働時間の適正な管理や、社会保険手続きの正確な処理も実現できます。個人情報の管理もシステム内で完結するため、コンプライアンスの強化に役立ちます。
労務管理システムの選び方と注意点
労務管理システムは種類が多く、自社に合わないものを選ぶと効果が出ません。選び方の基準と、導入時の注意点を押さえておきます。
対応できる業務や帳票の範囲を確認する
最初に、どこまでの業務を効率化したいかを決めます。そのうえで、システムが対応する業務や帳票の範囲を確認します。
労務手続きだけで十分ならベーシック型、人事全般を管理したいなら多機能型が向きます。加入する健康保険組合のフォーマットに対応しているかも確かめておきます。
電子申請や他システムとの連携を見る
社会保険などの手続きを効率化するには、e-Govによる電子申請への対応が欠かせません。対応していれば、行政への届け出をシステムから直接行えます。
勤怠管理や給与計算、会計など、既存システムとの連携も確認します。データを自動で受け渡せると、二重入力の手間がなくなります。
操作性とサポート体制を確かめる
システムは、ITが苦手な従業員でも直感的に使えるかが大切です。無料トライアルがあれば、実際の操作感を試しておくと安心です。
導入時やトラブル時のサポート体制も確認します。マイナンバーを扱うため、セキュリティ対策が十分かどうかも重要な判断材料です。
導入と運用のコストに注意する
労務管理システムには、初期費用と月額の運用コストがかかります。人事システム比較の際にも言えることですが、機能の多さだけで選ぶと、使わない機能に費用を払うことになりかねません。
自社に必要な機能と費用のバランスを見極めます。従業員への使い方の周知や、運用が定着するまでの手間も見込んでおくと安心です。
まとめ：労務管理システムは機能と種類を理解し自社の課題に合わせて選ぶ
労務管理システムとは、入退社手続きや社会保険、給与などの労務業務を一元管理し効率化する仕組みです。機能や種類を理解し、自社の課題に合わせて選ぶことが導入成功の鍵になります。
本記事のポイントをおさらいします。
本記事のポイント
- 労務手続きや電子申請などを一元管理できる
- ベーシック型・多機能型・特化型の3種類がある
- 業務範囲と連携性を基準に選ぶ
労務管理システムの機能と選び方を理解できたことで、自社に合った製品を見極める土台が整います。担当者の負担を減らし、正確でスピーディな労務管理を実現できます。
自社に合った労務管理システムの選び方や比較をより詳しく知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。具体的な資料もご用意しています。
労務管理システムに関するよくある質問
参考文献
執筆者
編集部
クロステック（産業×テクノロジー）の専門メディア「Tech With」の公式編集部です。多角的なリサーチと、各バーティカル（建設・農業・金融等）の現場キーマンへの丁寧な取材を通じ、DX推進や先端技術導入の全体像を分かりやすく体系化して皆さまにお届けします。
監修者
リサーチチーム
クロステック（産業×テクノロジー）の市場動向や先端事例、補助金情報などを多角的に調査・分析する専門チーム。AIを活用した網羅的リサーチと、現場取材に基づく一次データを組み合わせ、ビジネスの意思決定を支援する独自レポートや体系的なガイドラインの作成・監修を行っています。
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